默默坚守担使命,砥砺前行再奋蹄——记学校“全国示范数字档案室”服务团队

供稿单位: 编辑发布:宣传部 日期: 2020-06-10

近日,澳门新葡萄京所有网站数字档案室获批“全国示范数字档案室”,标志着澳门新葡萄京所有网站数字档案室建设达到国内一流水平。荣誉的取得是全体档案工作人员多年来担当作为、默默坚守的结果。下面让我们一起聆听“轻工大档案人”的故事。

一枚签章,改变服务理念

 

在传统档案管理理念和模式下,要想调阅一份学生档案,需要携带介绍信、有关证件等材料,亲自到档案馆,经档案管理人员查询后,方可将有关档案材料带离,完成档案调阅。正常情况下,跑个两三趟是难免的,若是身在外地,就更加麻烦。如果有一枚电子签章,这一切将完全改变。但是,大家已经习惯了纸质材料签字盖章,对这个互联网时代新产物的安全性存在疑虑。时任馆长管洲教授亲自带领同事先后赴华南理工大学、江西财经大学等多家单位调研。有一次好不容易约到某审计局档案工作负责人,为了不错失学习的机会,他们立即出发,买不到高铁票就买了站票,在普快餐车上蹭了十来个小时,结束之后当天下午又匆匆返回,继续投入工作。经过走访调研,形成1万余字的调研报告,详细说明了电子签章用于档案管理的优势与必要性,在学校领导的大力支持推动下,学校电子签章顺利落地。卡脖子的堵点打通后,既可实现档案在线采集、归档、查询等服务,为全国示范数字档案室通过验收提供必要条件,同时为学校推进“一网通办”“电子发文”打下了基础。原来需要人员往返、沟通交流的学历查询、档案调阅等事项,现在只需要一个电话、一个邮件即可办理。特别在疫情期间,交通出行受限的情况下,档案馆董丽丽、刘丹心和刘亚楠等老师加班加点,为考研复试、学生出国、毕业生就业、参军入伍、校友提干等远程提供档案查询服务300余次。如果没有这枚电子签章,疫情期间就无法及时提供这些服务,可能会影响师生校友前程。许多享受到此项便利的校友激动地说:“多亏母校及时给我们提供档案材料,解决了我们的燃眉之急,不然我们将失去改变命运的机会,我为母校的发展感到骄傲,衷心祝愿母校越来越好。”一枚电子签章的推行,撬动了整个服务理念的改变。

一套系统,创新服务方式

2015年,澳门新葡萄京所有网站入选了国家档案局首批数字档案室建设试点单位,能否建成全国示范数字档案室,关键在于一套符合要求的档案管理系统。但是,经过多次考察、试用对比,当时市场上的档案管理系统均不能满足高校数字档案室建设的需求。档案馆杨朝钦老师说:“为之则易,不为则难,没有我们就自己干,与软件公司合作开发。”学历史出身的杨朝钦无疑是软件开发“门外汉”,其中困难可想而知。为了解决这一难题,他从系统运行、功能实现、系统维护等方面不断学习,反复与软件公司沟通,历时两年,终于推出了第一代轻工大定制版档案管理系统。为了精益求精、完善系统,他又跑到国家档案局现场演示系统,征求专家建议,不断悉心打磨。经过他们的不懈努力,这套经软件公司和轻工大人千锤百炼的档案管理系统终于建成,不但为学校建设全国示范数字档案室提供了核心支撑,也成为其他高校争相学习的对象,真正树立了全国高校数字档案管理创新服务的典范。

一支队伍,点亮服务形象

 

档案馆的展厅陈列着建校40余年来的特色成果,是学校对外宣传的一个重要窗口。展厅建成之初,没有专业讲解人员,在主管副校长方少明的关心指导下,管洲和郭彩峰老师在相关院系支持下从学生中精选一批优秀苗子,拉起了一支学生讲解员队伍。利用国庆假期时间,请了专业老师进行培训,他们跟着学生一起边学边练边教。讲解团队中有的学生感到练习强度太大,想打退堂鼓,可看到老师们都这么辛勤付出,言传身教,也有了坚持下去的动力。经过培训和反复演练,档案馆培养的首批讲解员先后在更名大学、教学评估、文明单位复查等重大关头,以出色的表现赢得了各级领导、专家的好评。不仅如此,他们得益于管洲和郭彩峰老师的悉心培养,在求职就业、考研面试中表现突出,受到了用人单位和报考学校的青睐,在首批毕业的五名讲解员中,有三名考上了研究生,其中两名被澳大利亚昆士兰大学等海外名校录取。毕业后返回母校,他们饱含深情地说:“是做讲解员的经历改变了我们的人生轨迹,今后会继续发扬‘轻工大讲解员精神’,为学校争得更多荣誉”。

一份坚持,彰显服务初心

档案收集、加工工作是档案业务工作的活水源头,纷繁复杂、环节众多。为了使档案收集工作做到全面、严谨、规范,学校根据实际情况制定了档案管理办法、立卷归档规范、实物和荣誉类档案归档办法等一系列规章制度,确保档案能全面记录、反映学校办学的历史轨迹。为此,王晓莹和古西敏两位老师经常跑到各单位征集档案,指导档案员开展工作,提高部门档案归档的规范性。收集回来的纸质档案要经过整理、编目、装订、立卷、扫描、录入等工作程序,有时候为了完善缺项、漏项,还要多次沟通、补充。档案工作在外人看来很枯燥,日复一日,年复一年与文件资料打交道,但他们确有不同的看法,王晓莹和古西敏说:“我们在做一件每天都不一样的事情,每天经手的资料、实物、音频、视频等都是弥足珍贵的,只有把档案工作做实做细做长,后人才能了解学校发展的历史,每个轻工大人的成长轨迹才能得以珍藏。”

当问到大家今后有什么打算时,他们说我们要牢记校党委俞海洛书记的叮嘱:“我们都是档案人,每一位轻工大人都要通过自己的努力让学校的档案更加的充实,历史更加厚重,事业更加出彩”;站在新的起点上,感到肩上的责任更重了,我们要继续秉承“为之则易,不为则难”和“朴实 务实 扎实”的轻工大精神,珍惜荣誉、再接再厉,切实发挥好“全国示范数字档案室”典型带动作用,为推进高水平轻工业大学建设提供有力支撑。(通讯员:刘欣)

 


Baidu
sogou